Стать участником

От заявки до сцены: как мы готовим доклады

Стать участником

Прежде чем спикер выходит на сцену Optimization, его доклад проходит несколько этапов. Мы тщательно отбираем доклады, но эту работу мало кто видит. Рассказываем, кто и как обрабатывает заявки, как утверждается каждый доклад и в чем роль Программного комитета.

Каждый доклад на Optimization сначала появляется в виде заявки, потом в программе на сайте конференции, потом перетекает в рассылку, анонсы и публикации в соцсетях. После конференции живет в виде ролика, а если попал в число лучших — становится расшифровкой в блоге. Чтобы перейти из заявки в стадию «Классная тема, давайте напишем в рассылке про этот доклад!», нужно немало времени, потому что доклады проходят несколько фильтров.

Заполнение заявки

Когда мы только начали готовить конференцию, мы вместе с Программным комитетом выбрали основные темы, которые хотели бы обсудить в рамках конференции. Они легли в основу 15 секций программы.

Если спикеру близка какая-то секция и у него есть подходящая тема, с которой он хочет выступить на Optimization, может сам подать заявку. Для этого нужно выбрать секцию и прислать тему и тезисы доклада на почту doklad@optimization.ru. Наш бессменный организатор конференций Наталья Хомутова получает все заявки, проверяет, соответствует ли она теме секции и передает ее модератору.

Отбор в секцию

Каждая секция призвана максимально полно раскрыть заявленную тему. За это отвечает модератор. Именно он формирует секцию: отбирает спикеров, утверждает темы и выстраивает логическую последовательность докладов.

У каждого модератора есть свое видение секции: какие компании лучше пригласить, какие кейсы этого года рассказать. Поэтому, хотя мы получаем много входящих заявок, параллельно с этим модераторы сами приглашают спикеров в свои секции. Обычно это инхаус-специалисты: эксперты из компаний не такие раскрученные, как спикеры из агентств, но более интересны аудитории и могут поделиться классными кейсами.

Иногда модераторы добавляют еще один фильтр — общественность. Например, в прошлом году Анна Караулова предложила подписчикам выбрать спикера в секцию «Управление агентством».

Модераторы отбирают доклады по опыту и экспертизе в заявленной теме, а на регалии смотрят в последнюю очередь. Поэтому, даже если заявка «сырая», но тема перспективная и хорошо ложится в логику секции, модератор помогает ее доработать и вытащить все самое интересное: открытия, проблемы, примеры.

Утверждение программного комитета

Мы требуем, чтобы доклады были уникальными, полезными, содержали практику, кейсы, KPI, цифры и методики. Кроме того, строго запрещена презентация компании или услуг и негативная оценка других компаний. Чтобы исключить ошибки, в дело вступает программный комитет.

В программный комитет входят восемь признанных экспертов отрасли, задача которых на этом этапе — проверить доклады. Если у членов программного комитета есть сомнения в опыте или репутации спикера, в ценности или уникальности доклада, они могут попросить спикеров подготовить расширенные тезисы, прислать презентацию. Без согласования с ними ни один доклад не попадает в программу.

Очные прогоны и презентации

Большинство спикеров нам уже знакомы — они выступали на наших отраслевых конференциях или на сторонних мероприятиях. Но мы любим привлекать новых специалистов, которые еще не так известны рынку. Чтобы им было комфортнее, а мы были уверены, что все пройдет отлично, мы можем устроить репетицию. Модератор и/или несколько членой программного комитета заранее послушают доклады, обсудят и дадут обратную связь. Как правило, прогон — это выборочная история. Но некоторые модераторы устраивают их для всей секции.

Примерно за две недели до конференции мы собираем презентации. К этому моменту все спикеры уже согласовали структуру докладов с модераторами, поэтому остается лишь окончательно все проверить и, если нужно, помочь со слайдами, общим стилем, тезисами, заголовками.

Выступление на конференции

Следующий этап после подготовки презентации и очных прогонов — уже выступление спикера на конференции. Что происходит там, вы уже знаете. Хотите в этом участвовать — регистрируйтесь на Optimization!